Quais são as validações realizadas pela Secretaria de Fazenda na autorização de uma NF-e?

Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:

• Assinatura digital – para garantir a autoridade da NF-e e sua integridade;

• Formato de campos – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);

• Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais do que uma vez;

• Emitente autorizado – se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;

Dessa forma, uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria de Fazenda (SEF) significa simplesmente que a SEF recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito da mesma que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

Caso na validação sejam detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, a NF-e será rejeitada, não sendo, neste caso, gravada no Banco de Dados da SEF.

Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEF sempre indicará o motivo da rejeição na forma de código numérico de erro e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração do Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e, seção Documentos.

A SEF poderá, ainda, denegar uma NF-e caso o emitente não esteja mais autorizado a emitir NF-e. Neste caso, aquela NF-e será gravada na SEF com status “Denegado o uso” e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. A denegação é um procedimento que ainda não foi implantado.